Case Study List smart results GmbH

Das erste Programm, das ich in der Früh öffne, ist docu tools. Es ist den gesamten Arbeitstag über im Einsatz und nicht mehr wegzudenken.

Executive Summary

Der Generalunternehmer List smart results betreut sowohl kleinere als auch größere Bauprojekte im Hotellerie- und Tourismussektor im In- und Ausland. Bei einem ihrer größten Projekte in den letzten Jahren stand das Unternehmen vor der Herausforderung in Bezug auf Baustellendokumentation. Zig Detailpläne, Dokumentationen und Projektbeteiligte mussten koordiniert und für einen einwandfreien Bauprozess sichergestellt werden. Dem Projektteam wurde im Zuge dessen die Software docu tools empfohlen. Die Software bietet eine effiziente und transparente Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten, eine direkte Verortung von Aufgaben, Restleistungen sowie Mängeln auf den Bauplänen und eine nachvollziehbare Dokumentation für die Nachbereitung nach Projektabschluss.

Über List smart results

List smart results ist Generalunternehmer für smarten und exklusiven Hoch- und Innenausbau mit Sitz in Edlitz-Thomasberg, Niederösterreich. Das Unternehmen wurde 2012 aus dem damaligen List-Firmenverband herausgelöst und fokussiert sich seitdem auf den Hotellerie- und Tourismussektor - nicht nur im Bereich der Innenausstattung, sondern auch großformatig im Bereich Projektentwicklung und in der Errichtung maßgeschneiderter Gebäude. List smart results greift je nach Anforderung auf exklusive Handwerkskunst und die High-tech Produktion von F/LIST am gemeinsamen Standort zurück. Neben erfahrenen und langjährig im Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter:innen steht zudem ein erprobtes und loyales Partnernetzwerk internationalen Formats aus Architekt:innen, Designer:innen, Techniker:innen oder ausführende Unternehmen zur Verfügung. Dank dieser breiten Aufstellung kann das Unternehmen Spitzenqualität bei strikter Einhaltung von Fristen und absoluter Kostentreue garantieren. Egal, ob es sich um ein neuartiges modulares Hotel handelt, um die Ausstattung eines luxuriösen Penthouses oder um eine Privatvilla.

• Anzahl angelegter Projekte: 5
• Anzahl digitalisierter Pläne: 430
• Anzahl gesetzter Pins: 21.420
• Anzahl aufgenommener Fotos: 58.108
• Anzahl angelegter Aufgaben: 24.902

Problemstellung

Als Generalunternehmer arbeitet List smart results in den unterschiedlichsten Projektphasen und mit zahlreichen Projektpartner:innen und Nachunternehmer:innen zusammen. Besonders bei ihrem letzten großen Projekt, dem Hotel Maritim in Ingolstadt, standen sie vor einer großen Herausforderung. Die Baustelle in Deutschland erstreckte sich über eine Fläche von rund 21.000 m2 mit zig Unternehmen, die an der Realisierung des Hotelprojektes beteiligt waren. Insgesamt 800 Ausführungs- und Detailpläne galt es bei dem Projekt zu berücksichtigen und miteinander zu verknüpfen, ein immens großer Organisationaufwand mit viel Verantwortung. Aufgrund einer stetigen Planungsaktualisierung und Weiterentwicklungen im Projekt war das Projektteam mit einem hohen Kommunikations- und Verwaltungsaufwand konfrontiert. Zahlreiche E-Mails am Tag mussten gesichtet, zusammengefasst, priorisiert und allen Nachunternehmer:innen korrekt zugeordnet werden.

Vor allem im Bereich des Mängelmanagements stand das Projektteam vor einer großen Herausforderung. Zum einen stellte sich der Informationsfluss zwischen Büro und Baustelle als aufwendig heraus, aber auch der immense Aufwand, der hinter dieser Informationsflut steckte, galt es zu bewerkstelligen. Um dieses Projekt überhaupt abwickeln zu können, war das Projektteam auf der Suche nach einem Tool, das all diese Aspekte bündelt, die Kommunikation vereinfacht und eine transparente Dokumentation über alle Projektphasen hinweg sicherstellt.

Lösung

Seit mittlerweile drei Jahren arbeitet Dipl. Ing. Kerstin Hölbling innerhalb eines Projektteams mit docu tools. Mittlerweile arbeiteten viele Mitarbeiter des Unternehmens sowie auch Projektpartner:innen mit der Software von docu tools. Mit docu tools konnten sie all die zahlreiche Probleme, vor denen sie beim Projekt Maritim Ingolstadt standen, auf einen Schlag bewerkstelligen.

Die rund 800 Ausführungs- und Detailpläne mussten somit nicht mehr mühsam einzeln ausgedruckt und verteilt werden, sondern konnten in einem Planungspool direkt in docu tools für das Projektteam einsehbar verwaltet und auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Sobald ein neuer Plan übermittelt wurde, wurde er im Büro von List smart results in der Software hochgeladen und wenige Sekunden später hatten die Kolleg:innen auf der 600km entfernten Baustelle den aktuellsten Plan zur Verfügung. Die E-Mail-Kommunikation konnte somit vereinfacht und reduziert werden. Dies erleichtert nicht nur den Arbeitsaufwand, sondern reduziert auch mögliche Fehlerquellen. Zusätzlich wurden Pins auf den Polierplänen gesetzt und mit den dazugehörigen Detailplänen (z.B. Detail für Stiegengeländer, Türdetails, div. Anschlussdetails etc.) direkt am Plan verortet hinterlegt.

Ein beispielhafter Ablauf für eine rasche und vereinfachte Kommunikation für Dipl. Ing. Kerstin Hölbling ist folgender: ein Kollege auf der Baustelle vor Ort entdeckte einen Wasserschaden im 5. Obergeschoss. Er setzte einen Pin auf dem Polierplan inkl. direkter Verortung und Fotodokumentation. Nur wenige Minuten später konnte eine Kollegin im Büro eine Schadensanzeige mit allen notwendigen Informationen, für alle Projektbeteiligte sowie für den beauftragten Nachunternehmer als Aufgabe inkl. Fälligkeiten erstellen. Der Nachunternehmer konnte den Schaden anschließend einfach und schnell beheben und wusste sofort, wo der Mangel zu finden ist und konnte diesen beseitigen. Die Schadensdokumentation sowie die Behebung des Bauschadens konnte nachvollziehbar in docu tools abgeschlossen werden.

Ebenso ist vor allem in der Nachbereitung der Projekte die transparente Dokumentation der Software ein klarer Vorteil für die Firma List smart results. Vor allem bei Hotelprojekten ist es oft der Fall, dass es zig gleich aussehende Hotelzimmer gibt. Hierbei hat vor allem die direkte Verortung und die Fotodokumentation geholfen, einen Überblick über den Baufortschritt zu bewahren. Wöchentlich wurden in jedem Zimmer Wand-Boden-Decke-Aufnahmen erstellt, die den Bauprozess auf dem jeweiligen direkt verorteten Pin am Ausführungsplan dokumentiert haben und somit – auch im Nachhinein nach Fertigstellung des Projektes- einen Einblick in die verschiedenen Bauphasen bieten. Im Nachgang können dadurch Fragen wie zum Beispiel „Welche Leitung wurde unter dem Estrich verlegt?“ einfach und rasch beantwortet werden. Ohne docu tools wäre dies kaum bzw. nur mit einem hohen Zeitaufwand beantwortbar gewesen.

Die Verwendung von docu tools bedeutet für das Unternehmen eine enorme Zeitersparnis – viele Fußwege bleiben somit erspart. Es gibt keine fehleranfälligen Excel Listen oder zig Ordner mit undokumentiertem Fotomaterial und auch mögliche Sprachbarrieren auf der Baustelle vor Ort werden vereinfacht - der Plan selbst als Kommunikationsmedium funktioniert für alle am besten. Mit docu tools ist dieser digital und auch noch auf dem neuesten Stand.

Dem Auftraggeber sowie der ÖBA oder anderen Projektbeteiligten konnte mit nur einem Knopfdruck ein tagesaktueller Bericht mit allen erforderlichen/gefilterten Informationen übermittelt werden. Wöchentliche Arbeitsberichte wurden mittels Berichtsfunktion an die beauftragten Unternehmen ausgeschickt. Die anfangs noch eher der Software skeptisch gegenüberstehenden Nachunternehmer:innen erkannten im Laufe des Projektes auch die Vorteile von docu tools und nahmen vor allem die erstellten Berichte (wenn auch noch teilweise in Papierform) dankend an.

Abschluss

Mittlerweile ist docu tools zu einem festen Tool im Arbeitsalltag von der Fa. List smart results geworden und wird vom gesamten Unternehmen – von der Geschäftsführung bis hin zur Assistenz verwendet. Bereits einige namhafte Projekte wie das Hotel TUI Blue Montafon (Beauftragung als Totalunternehmer), wie auch das Kittenberger Chaletdorf (Generalunternehmer) wurden bereits von List smart results mittels docu tools umgesetzt.

Bei den nächsten Projekten soll bereits im Zuge des Planungsprozesses docu tools unterstützend verwendet werden und für alle Projektbeteiligte als verpflichtende Software eingeführt werden. Auch Fa. List smart results musste lernen, mit docu tools umzugehen – frei nach dem Motto: „learning by doing“ bzw. die Software in den Projektablauf effizient zu integrieren. Für das nächste Projekt sind bereits einige Learnings aus der Praxis vorhanden, die für die Zukunft einen noch einfacheren und besser dokumentierten Projektablauf gewährleisten sollen.

Folgende positive Aspekte hat die Verwendung von docu tools für die Projekte von Fa. List smart results:

• Enorme Zeit- und Kostenersparnis
• ransparente Dokumentation
• Reduzierung von „menschlichen“ Fehlern
• Einheitlicher Wissensstand des Teams
• Tolle Zusammenarbeit zwischen Büro und Baustelle - sehr schneller Informationsfluss
• Super Support und schnelle Hilfe und Lösungen bei Problemen durch das docu tools – Team

Verwendungszwecke

List smart results verwendet docu tools für unterschiedlich große Projekte und unabhängig von den beauftragten Bereichen (z.B. Konzeptionalisierung, Planung, Projektrealisierung, etc.). Dabei nutzen sie die Software vor allem für folgende Aufgaben:

• Wöchentliche Arbeitsberichte für die beauftragten Unternehmen
• Gefilterte und spezifische Dokumentation unter allen Beteiligten – jederzeit online und von unterwegs einsehbar
• Allgemeine Zustandsfeststellung
• Mängeldokumentation und -bearbeitung (Vorher-Nachher-Vergleich)
• Aufgabenverteilung innerhalb des Projektteams
• Fotodokumentation über alle Bauphasen hinweg

Quote

Der Dokumentationsfluss zwischen Büro und Baustelle ist dank docu tools immens schnell. Kaum ist der aktualisierte Plan reingekommen, hatte die Baustelle 800km weit entfernt schon den aktuellen Status.

Dipl. Ing. Kerstin Hölbling, Projektleiterin List smart results

docu tools ist zum Großteil selbsterklärend, solange man sich an bestimmten Grundregeln orientiert.

Maria Reiterer, Projektassistentin List smart results

docu tools ist zum Projektelixier geworden.

Dipl. Ing. Kerstin Hölbling, Projektleiterin List smart results

Vier meistgenutzten Features

• Bericht auf Knopfdruck erstellen
• Kategorisierung der Pins
• Filterfunktion der Pins
• Berichte als Excel auslesen für‘s Regieren

Über die Interviewten

Dipl. Ing. Kerstin Hölbling ist seit 2016 im Projektmanagement bei Fa. List smart results tätig. Dabei wird sie von ihrer Assistentin Maria Reiterer - eine Allrounderin im Projektteam, tatkräftig unterstützt. Als Projektleiterin ist sie aktuell im Projektteam für das Hotelprojekt Maritim Ingolstadt in Deutschland zuständig. Sie war bereits in zahlreichen Projekten involviert und konnte somit Erfahrung in der Projektabwicklung von diversen klein- und großvolumigen Aufträgen sammeln.